Dit artikel beschrijft wat er is vastgelegd in de service level afspraken (artikel 4) en de verwerkersovereenkomst (artikel 9), en wat het systeem daadwerkelijk doet. Waar iets nog niet is aangetoond, staat dat erbij. Dat staat ook zo in de documenten die u heeft getekend.
Twee lagen back-up
- Primaire back-up bij de databaseleverancier. De database wordt dagelijks geback-upt. De herstelprocedure is op 29 september 2026 getest: teruggezet naar een nieuwe, aparte omgeving en gecontroleerd op volledigheid. Fijnmaziger herstel naar een willekeurig moment (point-in-time recovery, een optionele uitbreiding) staat nog niet aan; zie hieronder.
- Een tweede, onafhankelijke kopie. Elke nacht maakt Epdee zelf een versleutelde kopie van de kerntabellen: patiënten, afspraken, facturen, verwijzingen, vragenlijsten, verzekeringsgegevens, gebruikers, locaties, producten en de meest recente auditregels. De sleutel wordt gescheiden van de productieomgeving bewaard. Deze kopieën worden 14 dagen bewaard en daarna automatisch opgeruimd.
Mislukt de nachtelijke kopie, of is hij verdacht klein, dan krijgt Epdee daar direct een melding van. Een back-up die stil faalt, is geen back-up.
De tweede kopie is een aanvulling, geen vervanging: hij bevat de kerntabellen, niet de volledige database. Voor volledig herstel blijft de primaire back-up leidend.
Hersteldoelstellingen
- RPO, het maximale gegevensverlies: 24 uur. Berust op de dagelijkse back-up bij de databaseleverancier. Point-in-time recovery zou dit korter maken, maar staat nog niet aan — zie hieronder.
- RTO, de maximale hersteltijd: 8 werkuren. Streefwaarde. De herstelprocedure is aangetoond op 29 september 2026; de exacte hersteltijd is daarbij niet gestopwatcht.
- Terugleesbaarheid van de tweede kopie: geverifieerd op 1 september 2026. De kopie is opgehaald, ontsleuteld en gecontroleerd op volledigheid.
Point-in-time recovery — fijnmaziger herstel naar een willekeurig moment binnen het venster, in plaats van naar het laatste dagelijkse moment — is bij onze databaseleverancier een optionele, betaalde uitbreiding. Epdee heeft die bewust nog niet geactiveerd: bij het huidige aantal klanten wegen de kosten niet op tegen de extra herstelnauwkeurigheid. Dat wordt herbeoordeeld naarmate Epdee groeit. Tot die tijd geldt de 24-uursgrens hierboven, niet een kortere.
Bewaartermijnen
- U bepaalt de bewaartermijn. De wettelijke bewaarplicht voor medische dossiers (in beginsel 20 jaar, Wgbo) rust op uw praktijk als verwerkingsverantwoordelijke, niet op Epdee.
- Na beëindiging blijft uw account 30 dagen beschikbaar in alleen-lezen modus, zodat u kunt exporteren.
- Daarna verwijdert Epdee de gegevens binnen 90 dagen uit productie en binnen 180 dagen uit de back-ups, tenzij u schriftelijk om langere bewaring vraagt om aan uw eigen bewaarplicht te voldoen.
Epdee is dus geen bewaarplaats voor de wettelijke termijn van 20 jaar. Exporteer uw gegevens vóór het einde van die 30 dagen, of maak daar vooraf een aparte afspraak over. Hoe u exporteert staat in het artikel over de volledige data-export.