Rekent u een traject per maand of per kwartaal af — begeleiding bij afvallen, een leefstijlprogramma, een reeks controles — dan kan Epdee dat bedrag automatisch laten afschrijven. De patiënt geeft één keer een machtiging; daarna gaat elke termijn vanzelf, altijd met een factuur en een aankondiging vooraf. Het geld komt op uw eigen Mollie-rekening; Epdee zit niet in de geldstroom.
Wat u vooraf nodig hebt
- Een Mollie-koppeling, onder Instellingen → Mollie — online betalingen (zie Online betaling via iDEAL/Mollie). Koppelde u Mollie vóór 15 september 2026, koppel dan opnieuw: betaalplannen vragen extra toestemming van Mollie.
- SEPA-incasso aan in uw Mollie-account, of terugkerende creditcardbetalingen. Dat is een instelling bij Mollie, niet in Epdee. Staat het uit, dan kunnen de termijnen niet worden afgeschreven.
- Een e-mailadres bij de patiënt: de machtiging, de facturen en de aankondigingen gaan per mail.
Een plan aanmaken
- Open het dossier van de patiënt, tab Facturen, kaart Betaalplannen.
- Klik Nieuw betaalplan en vul in: een omschrijving, het bedrag per termijn, per maand of per kwartaal, een vast aantal termijnen of doorlopend tot opzegging, en de datum van de eerste termijn.
- Klik Aanmaken en patiënt mailen. De patiënt krijgt een link, betaalt daar de eerste termijn via iDEAL of creditcard en geeft daarmee de machtiging af.
Het bedrag per termijn ligt tussen € 1,00 en € 2.500,00, een vast plan heeft 2 tot 60 termijnen, en de eerste termijn ligt hooguit drie maanden vooruit. Heeft de patiënt de mail niet gezien, dan staat bij het plan Uitnodiging opnieuw sturen.
Let op de omschrijving. Die staat op de factuur én op het bankafschrift van de patiënt, en daar kijken soms anderen mee. Houd hem neutraal, zonder behandeling of medicijn — bijvoorbeeld "Begeleidingstraject". Hooguit 60 tekens.
Daarna gaat het vanzelf
- Drie dagen vooraf maakt Epdee de factuur en mailt die met de aankondiging van de afschrijving naar de patiënt.
- Op de dag zelf wordt het bedrag afgeschreven. De factuur gaat op betaald zodra Mollie de betaling bevestigt.
- Na de laatste termijn stopt het plan en wordt de machtiging ingetrokken.
Er gaat nooit geld af zonder aankondiging: lukt de mail niet, dan schuift de afschrijving op tot hij wel is verstuurd.
Als een afschrijving mislukt
Epdee probeert het niet vanzelf opnieuw; bij zorg beslist u dat. U krijgt een melding en de patiënt een mail. Bij het plan kiest u Opnieuw incasseren — dat wordt weer drie dagen vooraf aangekondigd — of Stoppen. Een mislukte termijn blijft verschuldigd, ook als u stopt.
Stoppen
U stopt een plan in het dossier met Stoppen; de patiënt kan zelf stoppen via de link in elke mail. De machtiging wordt dan bij Mollie ingetrokken en termijnen die nog niet waren ingediend vervallen, samen met hun factuur. Een afschrijving die al bij de bank ligt, is niet meer tegen te houden; dat ziet u dan ook in beeld.
Een plan aanpassen
- Ander bedrag of ander ritme? Stop het plan en maak een nieuw aan; de patiënt geeft daarbij opnieuw een machtiging af.
- Btw: betaalplannen zijn bedoeld voor zorg die is vrijgesteld van btw. Termijnfacturen hebben daarom geen btw-regel.