Vraagt een patiënt om inzage in zijn dossier, om een correctie, om verwijdering of om een overzicht van wie zijn dossier heeft geraadpleegd, dan legt u dat vast onder Privacy & contracten → Privacyverzoeken in het menu. Zo staat de ontvangstdatum vast en wordt de termijn bewaakt.
Het verzoek vastleggen
- Ga naar Privacy & contracten → Privacyverzoeken.
- Kies het soort verzoek, hoe het binnenkwam (mail, telefoon, balie, portaal of post), de naam en contactgegevens van de aanvrager, en een korte omschrijving.
- Klik op Verzoek vastleggen.
Epdee rekent de uiterste datum uit: één maand na ontvangst, zoals de AVG voorschrijft. Vanaf zeven dagen daarvoor wordt het verzoek gemarkeerd.
Het dossier koppelen
Koppel het verzoek aan het dossier waar het over gaat. U zoekt op achternaam of op geboortedatum; bij elke treffer staat de geboortedatum erbij, omdat twee patiënten met dezelfde naam in een praktijk gewoon is. Zoeken gebeurt hier apart van de patiëntenlijst: u ziet alleen naam, geboortedatum en status, en niet het hele dossier.
Eerst de identiteit, dan het antwoord
Met Identiteit vastleggen noteert u hoe u hebt gecontroleerd dat de aanvrager ook echt de patiënt is. Zolang dat niet is vastgelegd, kunt u een verzoek niet afronden en geen overzicht uitdraaien. Dat is geen formaliteit: het grootste risico bij een inzageverzoek is niet dat de patiënt te veel ziet, maar dat iemand anders zijn dossier krijgt.
Koppelt u ná het vastleggen van de identiteit een ander dossier, dan vervalt die vaststelling en legt u hem opnieuw vast.
Het toegangsoverzicht uitdraaien
Gaat het om inzage of om de vraag wie het dossier heeft geraadpleegd, dan draait een beheerder het overzicht uit als PDF, over de afgelopen twaalf maanden, twee jaar of vijf jaar. Daarin staan datum, tijd, de naam en de rol van de medewerker, en wat die deed. Bij noodtoegang staat de opgegeven reden erbij.
Wat er bewust níét in staat: interne kenmerken, IP-adressen, het BSN en het adres van de patiënt. Het overzicht zegt ook zelf wat het niet bevat, en waar iemand terechtkan die het er niet mee eens is.
Het overzicht levert u zelf aan de patiënt; Epdee verstuurt het niet.
Afronden
Met Afronden sluit u het verzoek, of u wijst het af. Wat u besluit, beoordeelt u als zorgaanbieder: de wettelijke bewaarplicht voor medische dossiers (in beginsel twintig jaar, Wgbo) ligt bij uw praktijk, niet bij Epdee. Definitief wissen van een dossier kan niet met een knop; mail daarvoor support@epdee.nl.