Vragenlijst sturen via magic-link

Een vragenlijst gaat naar één patiënt via een unieke link, gekoppeld aan een afspraak. De patiënt heeft geen account of wachtwoord nodig.

Versturen

1. Open de Agenda en klik met de rechtermuisknop op de afspraak; kies Vragenlijst versturen. Of open de afspraak en klik op Verstuur vragenlijst.
2. Kies de vragenlijst.
3. Kies hoe de link bij de patiënt komt.

• E-mail versturen: de patiënt krijgt een bericht met het onderwerp "Vragenlijst: [naam]" en een knop Vragenlijst invullen. Afzender, briefhoofd en ondertekening dragen de naam van uw praktijk, en een antwoord op de mail komt bij uw praktijk terecht. Deze knop staat er alleen als er een e-mailadres bekend is. Lukt het versturen van de mail niet, dan ziet u dat meteen en is de link er toch: kopieer hem en stuur hem zelf.
• Alleen link: u krijgt de link te zien. Kopieer hem en stuur hem zelf, of kies E-mail openen om hem in uw eigen mailprogramma te plakken.

De link

• Elke link is uniek en hoort bij één patiënt en één vragenlijst.
• De link is 30 dagen geldig. Daarna ziet de patiënt dat de link is verlopen en moet u een nieuwe versturen.
• De link werkt één keer. Na het versturen van de antwoorden is de lijst afgesloten en kan hij niet opnieuw worden geopend of aangepast.
• Voordat de patiënt iets ziet, vult hij zijn geboortedatum en de vier cijfers van zijn postcode in; die worden vergeleken met het dossier. Belandt de link bij iemand anders, dan ziet die niets — geen naam, geen vragen. Staat er geen Nederlandse postcode in het dossier (bijvoorbeeld bij een patiënt die in het buitenland woont), dan wordt alleen de geboortedatum gevraagd.
• Staat er geen geboortedatum in het dossier, dan opent de link zonder controle. Het verstuurscherm waarschuwt u daarvoor; vul de geboortedatum in het dossier in om de link te beveiligen.
• Na vijf keer onjuiste gegevens gaat de link dicht en krijgt u een melding. In het dossier van de patiënt staat dan Link weer vrijgeven. Neem bij twijfel eerst contact op met de patiënt.
• De controle laat zien dat wie de link opende de gegevens kende, niet wie er invulde: een partner of huisgenoot kent ze meestal ook. Stuur de link dus nog steeds alleen naar de patiënt zelf.

Automatisch bij een afspraaktype

U kunt een vragenlijst ook verplicht maken voor een afspraaktype. Open Producten, bewerk het product en kies onder Verplichte intake de vragenlijst. Daarna:

• gaat de vragenlijst bij elke afspraak van dat type vanzelf naar de patiënt: bij online boeken, bij een afspraak die u in de agenda maakt, en bij een afspraak waarvan u het type wijzigt. Ook elke afspraak uit een herhaalreeks krijgt er een.
• ziet een patiënt die online boekt de knop Vul nu uw intake in meteen op de bevestigingspagina, naast de mail.
• stelt u in hoeveel dagen vóór de afspraak de lijst ingevuld moet zijn (standaard 2). Is de deadline voorbij en is er nog niets ingevuld, dan krijgt de praktijk één melding.
• blijft de link geldig tot de afspraak, en minstens 30 dagen.
• vervalt de link als de afspraak wordt geannuleerd of als no-show wordt gemarkeerd. Wordt de afspraak verzet, dan schuiven deadline en herinneringen mee.

Verplicht betekent: de agenda laat zien of het is gebeurd. Een patiënt kan altijd boeken en de afspraak gaat altijd door; de arts beslist.

Met Bedenktijd kunt u aangeven hoeveel dagen er minstens tussen invullen en afspraak moeten zitten. Is dat minder, dan staat er een aandachtspunt bij de intake — in de agenda en in het dossier.

In de agenda

Bij een afspraaktype met een verplichte intake staat in het afspraakblok één label: Intake niet verstuurd (bijvoorbeeld zonder e-mailadres; rood), Wacht op patiënt, Intake te laat of Link verlopen (rood), Ingevuld, het aantal aandachtspunten (oranje), Besproken of Nader overleg. Beweeg met de muis over het label om de deadline te zien.

Bij andere afspraken verschijnt een klembord-icoon zodra er een vragenlijst is verstuurd, en een vinkje zodra hij is ingevuld. In het afspraakvenster staat onder de knoppen een overzicht van alle vragenlijsten van deze patiënt met hun status. Wát de patiënt heeft geantwoord staat nergens in de agenda; dat leest u in het dossier.

Herinneren

Epdee stuurt zelf hooguit twee herinneringen, met dezelfde link. Is de lijst ingevuld, dan stopt het. Standaard:

• Verplichte intake of een vragenlijst bij een afspraak: drie dagen na het versturen en twee dagen vóór de deadline (vallen die dicht bij elkaar, dan één).
• Een vragenlijst zonder afspraak: drie en zeven dagen na het versturen.

Onder Instellingen → Herinneringen voor vragenlijsten (alleen voor beheerders) kiest u zelf:

• of Epdee herinneringen stuurt, voor de hele praktijk;
• één of twee herinneringen, en na hoeveel dagen;
• een eigen zin in de herinnering, bijvoorbeeld waarom invullen vooraf helpt;
• per vragenlijst of er herinneringen uitgaan, bijvoorbeeld niet voor een evaluatie achteraf.

Rechts ziet u meteen een voorbeeld van de herinnering. Afzendernaam en voettekst stelt u in onder Instellingen → Boekingspagina & bevestigingsmail; die gelden voor de uitnodiging en de herinneringen. Zet u herinneringen uit bij een verplichte intake, dan krijgt u nog wel een melding als de deadline verstrijkt.

Dat alles geldt alleen voor een vragenlijst die per e-mail is verstuurd. Heeft u alleen de link gekopieerd en zelf doorgegeven, dan stuurt Epdee geen herinnering. Een link die dicht is na te veel onjuiste pogingen krijgt ook geen herinnering; geef hem eerst vrij in het dossier.

Wilt u zelf een herinnering sturen? Klik op Herinnering sturen in het dossier bij de vragenlijst, of op de envelop onder Vragenlijsten → Tracking. Epdee verstuurt dan dezelfde mail, met uw eigen zin. Dat kan ook als u de automatische herinneringen hebt uitgezet. Hooguit één mail per 24 uur per vragenlijst.

In de mail staat hoeveel vragen het zijn, bijvoorbeeld "2 vragen in 2 stappen". Wie weet waar hij aan begint, maakt het vaker af.