Ga naar Instellingen → Workflows → Nieuwe workflow. U kiest:
- Naam (intern label)
- Type afspraken waarop hij van toepassing is — alle, of alleen specifieke producten/locaties
- Trigger:
- - "Direct bij online boeking" — zodra een patiënt online boekt
- - "Vóór afspraak" — X minuten/uren/dagen ervoor
- - "Na afspraak" — X dagen erna
- Acties — een of meer e-mails / SMS
Per actie kiest u onderwerp + body, met template-variabelen.
Voor welke afspraken
Een workflow vóór of na de afspraak geldt voor elke afspraak die bij het type en de locatie past: online geboekt, zelf in de agenda gezet, in een reeks, of geïmporteerd uit Calendly. Bij het opslaan wordt hij ook ingepland voor de afspraken die al in de agenda staan; afspraken die al voorbij zijn krijgen geen bericht achteraf.
- Verzet u een afspraak, dan schuift het bericht mee. Was de herinnering al verstuurd, dan komt er een nieuwe voor het nieuwe tijdstip.
- Annuleert u een afspraak of zet u hem op niet verschenen, dan gaat het bericht niet meer uit.
- Zet u de workflow uit, dan verstuurt hij niets meer.
"Direct bij online boeking" gaat alleen af bij een online boeking. Plant u zelf een afspraak, dan kiest u in de agenda met het vinkje Patiënt een afspraakbevestiging e-mailen of de patiënt een bevestiging krijgt.