Esthetiek-praktijk starten in 2026: complete software-stack

Je start een esthetiek-praktijk. Cosmetisch, plastisch, dermatologisch — privé, dus geen verzekeraars. De vraag: welke software heb je écht nodig vanaf dag 1? Hier is de stack, geordend op prioriteit.

Tier 1: kun je niet zonder

EPD met patiëntdossier + agenda

Eén systeem voor: afspraken, dossier en factuur. Vermijd losse tools voor elk onderdeel. Kies SaaS — moderne EPD's vanaf €99-250/mnd doen dit samen. Vraag apart na of foto's in het dossier kunnen; dat is lang niet overal zo.

Online boekingspagina

Patiënten verwachten Calendly-gemak. Geen telefoontjes voor in-plannen. Beschikbaarheid online + automatische bevestiging.

Digitale intake vóór de behandeling

Voorlichting, verwachtingen en contra-indicaties vóór de afspraak: een tekst en eventueel een eigen video, een paar vragen, en bevestigingen die de patiënt aanvinkt. Belangrijk is dat vastligt wélke versie de patiënt zag en wanneer, en dat de arts ziet waar een antwoord aandacht vraagt. Het vervangt het gesprek niet — het maakt het gesprek beter.

Foto's met toestemming

Pre-/post-foto's zijn gezondheidsgegevens. Leg de toestemming van de patiënt vast en bewaar ze in het dossier, niet op een telefoon of in een losse cloudmap.

Online betalen (Mollie of Stripe)

Patiënt betaalt direct via iDEAL/creditcard/QR. Geen openstaande facturen. Geld direct naar je rekening.

Tier 2: heel waardevol, niet kritisch dag 1

Bedenktijd bewaken

Bij een ingrijpende cosmetische behandeling hoort bedenktijd tussen informatie en ingreep. Een systeem dat signaleert wanneer een patiënt zijn intake te kort van tevoren invulde, voorkomt dat dat op de dag zelf pas opvalt.

Marketing automation (email + SMS)

Welkomstmail, herinnering, follow-up 2 weken na behandeling, jubileum-herinnering. Werkt via je EPD of een aparte tool als Mailchimp.

Foto-vergelijking tool

Before/after side-by-side voor patiënt-overzicht. Some EPD's hebben dit, anders aparte tool als Smartview.

Tier 3: pas relevant bij schaal

Voorraad-beheer (botulinum, fillers)

Pas relevant bij ≥3 behandelaars en €5k+/maand inkoop. Voor solo: Excel is voldoende.

Loyalty / membership-programma

Pas relevant bij 200+ vaste klanten.

CRM met sales-pipeline

Voor leads die nog geen afspraak hebben. Pas relevant bij 50+ leads/maand.

Wat je NIET nodig hebt

• DBC-administratie: privé-cosmetisch is niet verzekerd, dus geen DBC.
• Vecozo DECL: idem, geen declaratie aan verzekeraar.
• HiX/ChipSoft: ziekenhuis-software, complete overkill.
• Aparte boekhoud-software dag 1: Moneybird/Exact zijn add-ons die je later koppelt.

Maandbudget

| Tier | Wat | Kosten/mnd | |---|---|---| | 1 | EPD + agenda + portaal + betaling | €99-250 | | 1 | Domeinnaam + email | €10-15 | | 2 | Marketing automation | €25-50 | | 2 | Foto-tools | €0-30 | | Totaal | | €135-345 |

Vergelijk dat met traditionele setup (~€800-1500/mnd) en je begrijpt waarom moderne SaaS aantrekkelijk is.

Tot slot

Epdee doet het grootste deel van Tier 1 in één pakket vanaf €99/mnd: agenda, dossier, online boeken, Mollie-betalingen, eigen branding, en een digitale intake per behandeling met bedenktijd. Foto's opslaan zit er (nog) niet in; daarvoor heb je nu een aparte oplossing nodig. Maandelijks opzegbaar — perfect voor een opstartende praktijk waar je nog niet wil committeren.