EPD voor vasectomie-praktijk: 10 must-have features

Vasectomie-praktijken werken bijna altijd op cash-basis. Patient komt voor één behandeling (vasectomie + later semenanalyse), betaalt direct, klaar. Een EPD voor zo'n praktijk hoeft niet alle DBC-complexiteit te kunnen — maar wel een paar specifieke dingen perfect te doen.

De 10 features

1. Online boekingsmodule waar de patiënt zelf een consult kiest
2. Digitale intake vóór de ingreep: voorlichting, een eigen video, vragen naar contra-indicaties en een verklaring dat de patiënt begrijpt dat de ingreep bedoeld is als blijvend
3. Bedenktijd bewaken: zien wanneer een patiënt zijn intake te kort vóór de ingreep invulde
4. Twee-staps flow: vasectomie-afspraak + 3 maanden later semenanalyse
5. BSN-encryptie voor patientdossier
6. Automatische bevestiging + reminders per e-mail
7. Factuur met NZa-prestatiecode voor aanvullende verzekering
8. Workflow voor follow-up: 1 week na ingreep een check-up mail
9. Mollie (iDEAL + creditcard + QR) voor online betalen door patient
10. Audit-log + 2FA voor compliance

Waarom punt 2 en 3 bij vasectomie het verschil maken

Een vasectomie is bedoeld als blijvend. De patiënt moet vooraf weten wat dat betekent: dat hij na de ingreep nog een tijd niet onvruchtbaar is, dat een semenanalyse nodig is, en dat herstel niet gegarandeerd is. Dat gesprek hoort in de spreekkamer — maar het wordt beter als de patiënt de informatie al thuis heeft gelezen en heeft aangegeven waar hij over twijfelt.

Let bij een digitale intake op drie dingen:

• Leg vast welke versie de patiënt zag. Past de praktijk de tekst later aan, dan moet nog steeds aan te tonen zijn wat er stond op het moment dat hij invulde.
• Laat de arts zien waar het aandacht vraagt. Een patiënt die aangeeft nog een kinderwens te kunnen hebben, hoort bovenaan te staan, niet op pagina drie.
• Noem het geen toestemming. De ondertekening legt vast dát de patiënt de informatie heeft gezien en iets heeft verklaard. De informatieplicht ligt bij de arts, en die legt apart vast dat het is besproken.

En omdat zo'n link dagen open staat: laat hem pas iets tonen nadat de patiënt zich met gegevens uit zijn dossier heeft gemeld, bijvoorbeeld geboortedatum en postcode.

Bonus: declaratie-codes

Voor een vasectomie op verzoek van de patiënt is er een eigen NZa-code:

• 199903 Sterilisatie door middel van vasectomie en hieraan gerelateerde zorg op verzoek van de patiënt

Welke code je voor een los intakeconsult of de semenanalyse gebruikt, hangt af van hoe je die aanbiedt. Zoek ze op in de actuele NZa-tarieflijst in plaats van ze over te nemen uit een blog. Een goed EPD maakt de codes die je gebruikt 1-klik beschikbaar zonder dat je elke keer in NZa-tabellen hoeft te zoeken.

Voorbeeld uit de praktijk

Een vasectomiekliniek gebruikt Epdee: een product 'Vasectomie' met een verplichte intake eraan gekoppeld, en een product 'Semenanalyse'. Boekt een patiënt online, dan krijgt hij de intake meteen op het bevestigingsscherm en in de mail, met hooguit twee herinneringen. In de agenda ziet de arts per afspraak of de intake is ingevuld en of er aandachtspunten zijn; de antwoorden zelf staan alleen in het dossier. De factuur draagt code 199903, zodat de patiënt hem kan indienen bij zijn aanvullende verzekering.