Workflow-automatisering in je praktijk: 5 concrete tijdwinsten

Iedere specialistische praktijk heeft repeterende handelingen die secretaresse-tijd opslokken: bevestigingen sturen, vragenlijsten uitvragen, no-show-opvolging. Een goed EPD kan veel daarvan automatiseren.

Hier zijn 5 concrete voorbeelden met realistische tijdwinsten.

1. Afspraak-bevestiging + 24u herinnering

Handmatig: secretaresse mailt na elke boeking + handmatig nog een herinnering 24u vooraf. Ongeveer 3 minuten per afspraak inclusief context-switch.

Geautomatiseerd: auto-mail bij boeking + scheduled herinnering 24u en 2u vooraf via SMS.

Tijdwinst: 50 afspraken/week × 3 min = 2,5 uur/week. Plus 30-50% lagere no-show rate.

2. Pre-consult vragenlijst

Handmatig: patiënt vult anamnese in tijdens consult; arts typt over of laat secretaresse vooraf bellen.

Geautomatiseerd: de vragenlijst hoort bij het afspraaktype en gaat bij het boeken vanzelf naar de patiënt, met een herinnering als hij blijft liggen. Antwoord landt direct in het dossier, en de agenda laat zien of hij is ingevuld.

Tijdwinst: 5-10 min anamnese-tijd per consult uitgespaard = bij 30 patiënten/week 2,5-5 uur/week voor de arts. Plus betere antwoorden (patiënt heeft thuis tijd om na te denken).

3. Follow-up na de behandeling

Handmatig: de assistent zet een notitie in de agenda om over twee weken te bellen of te mailen — en dat schiet er bij drukte als eerste bij in.

Geautomatiseerd: een e-mail een vast aantal dagen na de afspraak, met de vraag hoe het gaat en wanneer de patiënt contact moet opnemen.

Tijdwinst: 2-3 min × 20 behandelingen/week = 40-60 min/week. Belangrijker: niemand wordt vergeten.

4. Voorbereiding vlak vóór de afspraak

Handmatig: patiënten bellen met praktische vragen — nuchter komen, waar parkeren, wat meenemen.

Geautomatiseerd: een mail een dag vooraf met die praktische informatie, per afspraaktype een eigen tekst.

Tijdwinst: een paar telefoontjes per dag minder, en minder patiënten die onvoorbereid binnenkomen.

5. Wat (nog) handwerk blijft

Niet alles wat automatiseerbaar klinkt, hoort in een workflow. Een factuur hoort gemaakt te worden door iemand die weet wat er is gedaan, en een no-show verdient eerst een blik: was het een vergissing of zit er iets achter? Automatiseer de herhaling, niet het oordeel.

Hoe richt je dit in?

Een workflow-engine werkt met een trigger, een moment en een actie:

• Trigger: afspraak geboekt, een aantal uren of dagen vóór de afspraak, of een aantal uren of dagen erna
• Actie: e-mail sturen vanuit een template, of een sms

Geen code nodig. Een vragenlijst die bij een behandeling hoort, stel je niet als workflow in maar koppel je aan het afspraaktype — dan kan hij niet worden vergeten.

Wat NIET te automatiseren

• Eerste contact bij potentieel risico-patient (telefonisch beter)
• Crisis-respons (GGZ, suïcide-signaal)
• Persoonlijke conditie-check (postoperatief op dag 3)

Tot slot

Epdee heeft workflow-automatisering ingebouwd in alle plannen: e-mails bij boeking, vóór en na de afspraak, aanpasbaar zonder developer. Een intake-vragenlijst koppel je aan het afspraaktype, met herinneringen en de status in de agenda. Vanaf €99/mnd.